ワタリュウがやってきたこと

CASE5:雑貨メーカーE社様の場合

既存のネットワークシステムを活かして出荷業務をシンプル化

全国の百貨店などに出荷する雑貨メーカーE社様より出荷業務のアウトソーシングを請け負いました。出荷する商品はカレンダーや手帳の類。アイテム数は多く、シーズン色の強い商品の為、販売期間も限定されており、入荷から出荷までの流れがタイトな業務といえます。

E社様からは「百貨店のネットワークシステムから「発注データ」を取り出すことが可能」と伺い、当初は、「発注データ」をそのまま当社のWMS(在庫管理システム)に取り込み、出荷作業に必要な帳票作成や伝票発行に使用するというシンプルな流れを想定していました。

ご依頼前の問題点
調整・訂正が多い複雑な出荷体制
業務内容をヒアリングすると、以下のように、シンプルな流れでは出荷できないことが判明しました。
百貨店のネットワークシステムだけでは不可能か
百貨店のネットワークシステムの「発注データ」は、各店舗が日々補充や客注を必要に応じて、その都度入力しており、五月雨で流れてくる「発注データ」になっていました。

E社様からの出荷指示は発注番号と出荷訂正をするアイテムと出荷数のみで、百貨店のネットワークシステムからダウンロード出来る「発注データ」は過去分のダウンロードが出来なくなる為、当社で発注データを蓄積する必要になり、そこからご指示頂いた内容に沿って、出荷作業に必要なデータに訂正する事になります。

その上、百貨店のネットワークシステムよりチェーンストア伝票を発行する為、ネットワークシステム上の発注データを探しだし訂正する作業が発生するという、二重の事務作業が必要になってしまう・・・。そのような作業では煩雑になり、ミスを誘発する可能性が高いと思いました。

しかもご指示いただいてから出荷作業に掛かるまでは2時間しかありません。どうにか出荷業務をシンプルにしたいと検討を始めました。

当社からのご提案
現行システムを研究することからスタート
まず、百貨店のネットワークシステムを研究することから始めましたが、E社様と百貨店は実運用している都合上、テストを実施することが難しいという問題がありました。そこで、ネットワークシステムのマニュアルから受発注データの流れを推測しました。次に事務の入力手順と作業に必要な情報を整理していきました。
  1. E社様は受注金額や受注数によって出荷日をコントロールしている。
  2. 一部のアイテムは受注通りに出荷しないことがある。
    以上の理由により、発注データ通りの出荷作業が出来ません。
今あるデータを最大限に活用する方法とは
研究を重ねるうち、百貨店のネットワークシステムから取り出せる”情報”がある事が判明しました。
(以下考察)
↓ネットワークシステム上の「発注データ」を訂正することにより、仕入確定データの作成が可能になる。
↓仕入確定データにより、仕入伝票(チェーンストア伝票)の発行が可能になる。
↓仕入確定データはネットワークシステムからダウンロード出来る。
「仕入確定データ」には「発注データ」の訂正後数量が反映している。
当社WMSに「仕入確定データ」を取り込みできるようなインターフェイスを作成する事で、二重の事務作業がなくなり、1回の取り込み操作により出荷作業が可能と考えました。この事をE社様へお伝えしご指示頂く「情報」・「方法」についてご提案しました。

当社での出荷業務の結果
出荷業務のシンプル化を実現
E社様には、百貨店からの発注に対する出荷をコントロールしていただき、出荷できる店舗・発注番号、出荷しないアイテムコードや数量のご指示をいただくことにしました。

当社は、百貨店のネットワークに発注訂正と仕入確定の処理した後、仕入確定データを取り出し、当社の出荷作業に利用することにしました。ネットワークシステムを詳細に検討して構築した結果、出荷作業の効率化に成功、ミスのない運用を実現できました。

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