ワタリュウがやってきたこと

通信教育企業 F社様の場合

・模擬試験業務のアウトソーシング
・2拠点での物流業務を一元管理
年間2回の模擬試験時期には社員総出の一大イベントとなっていました。
また、担当部署ごとに異なる倉庫を利用していました。
課題・問題点
模擬試験運営面
  1. 模擬試験運営が社員総出のイベント化。社員への負担が大きく、通常の業務運営に支障をきたす恐れがありました。
  2. 社員総出+人材派遣での業務運営なため、客観的視点での改善を実施することが難しい状況になっていました。
物流面
  1. 同じ商品(通信教育用書籍、書店販売用書籍)にもかかわらず、2社の物流倉庫にて保管しており、在庫補充のための倉庫間移動が頻繁に発生していました。
  2. 物流倉庫によって、管理体制も社内で分かれており、人員体制もムダが生じていました。

ご提案実績①
模擬試験運営業務を当社へアウトソーシング

【メリット】

  1. 万全な通常業務体制の構築
  2. ノウハウの体系化と継承
  3. コストの見える化&削減

【取り組み】

  1. 実際の運営業務移管1年前から模擬試験運営業務に、スタッフとして参加させて頂き、ノウハウの蓄積と実際の業務運営部分の把握をしました。
  2. 当社社内に試験運営業務に精通する人材が存在しなかったため、試験運営を行っていた人員を外部より招聘。
  3. 業務運営部分のご提案をご提示。一時期に全てを切り替えてしまうのではなく、ソフトランディング的に業務の一部分から少しずつ切り替えを行っていきました。
  4. 2年後、予定通り業務移管を完了しました。
  5. 見えていなかった社員人件費もアウトソーシング費用として見える化できました。また、無駄を削って20%以上のコスト削減に繋がりました。
  6. 現在でも毎回、改善を進めています。

ご提案実績②
通信教育物流倉庫を当社へ移管

【メリット】

  1. 管理工数の減少=コスト削減
    模擬試験運営と通信教育物流の窓口を一本化。
  2. 利便性の向上
    現在庫データ、入出荷実績データの提供でシステム連動が可能となりました。
  3. 新しいサービスの構築
    コア業務に専念できるようになった結果、「配送通知メールサービス」などの受講者へのサービス向上に繋がりました。

【取り組み】

  1. 実際の倉庫移管約1年前より、業務内容のヒアリングを開始。
  2. システム連動部分や倉庫内にて運用している専用システムの運用方法についても不明な点があったため、「秘密保持契約」を締結し、詳細なヒアリングを行ないました。
  3. 実際の作業内容やシステムの運用方法についての確認のため、現行倉庫様やお客様の社内を視察させて頂き、現在行っている業務内容を可能な限り詳細にヒアリングさせて頂きました。
  4. お見積り、ご提案を提示。
  5. 詳細業務フローを作成させて頂き、細かい業務手順についても確認を行いながら、移管後の業務に支障が出ないような業務体系の構築を行っていきました。
  6. 約2ヶ月をかけた引越し計画を策定。引越し作業を無事完了。
  7. 業務開始時には、全社を挙げたバックアップ体制を構築しました。
  8. 業務開始1ヶ月後に、実際の業務運用を踏まえた改善提案をご提示させていただきました。

今後の提案内容③
2拠点物流の一元化とシステム統一化
  1. 管理工数のさらなる減少
  2. 倉庫間移動のコスト・時間の削減
  3. 2拠点間の在庫調整の手間の削減
  4. 全体コストの見える化

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